各二级学院：
为做好我校2013届普通高等教育学历证书电子注册工作，保证毕业生的合法权益，根据陕西省教育厅《关于做好2013届普通高等教育毕业生学历证书即时电子注册工作的通知》陕教生[2013]6号文件要求，结合我校实际，现就我校2013届普通高等教育毕业生学历证书电子注册工作的有关事项通知如下：
一、高度重视学历证书电子注册工作
毕业生学历证书电子注册工作，直接关系到毕业生的切身利益，关系到学校乃至社会的稳定。各二级学院要充分认识到做好2013届毕业生学历证书电子注册工作的重要性，切实加强领导与管理。要把做好此项工作作为规范办学行为、维护学校高等教育形象、构建和谐校园的一项重要工作。认真做好毕业生的人数核对、资格审查等各项工作，抓紧抓好，要认真做好毕业生的人数核对、资格审查等各项工作。
二、学历证书电子注册工作具体要求
（一）毕业生人数确认及学籍信息补充
1、毕业生信息，以教务管理系统数据库数据为基本依据，各二级学院要按照本学期各专业实际报到注册人数与教务管理系统各专业人数进行核对，确认本院毕业生人数，其中退学（包括自动退学）、休学的学生要在名单中删除，交换、复学的学生要在名单中包含，毕业生人数避免出现漏报、错报现象。并请各二级学院在认真复核后于5月13日前按照附件1的格式报教务处学籍科。
2、各二级学院根据教务管理系统导出各专业学生学籍信息，字段包括：学号、姓名、身份证号、出生日期、性别、专业、民族、政治面貌、来源地区，组织毕业生进行信息核对，要求学生本人核对并签字确认，如学生确因在外地实习等原因实在无法回校签字的，由辅导员联系学生确认本人信息后代签。此项工作于5月7日前完成。
3、毕业生姓名、身份证号、民族信息核原则上以教务管理系统数据库为准，确因个人原因需要变更信息的学生遵照《关于进一步规范在校生基本信息修改办理程序的通知》教务内字〔2012〕65号文件要求，提供相关证明材料，上报教务处学籍科，受理截止时间5月7日。信息修改材料由教务处统一集中上报教育厅审核，审核通过后信息予以变更，审核未通过者，将以教务管理系统注册信息为准。未按规定时间递交材料者，信息将无法更改，造成后果由学生本人负责。
（三）毕业生资格审核
1、各二级学院应严格按照《西安外事学院教学实施管理与学籍管理规定》第七十条之规定，确定本届毕业生资格，于5月21日前将审核结果教务处学籍科，并按专业汇总上报毕业、结业学生名单和相关证明材料（上报格式见附件2、3）。
2、各二级学院要特别关注在校学习期间有学籍异动情况（包括转专业、留级、试读、交换、休学后复学等）毕业生的课程清查和学分转换工作。
3、2013届换发毕业证审核。各二级学院根据《西安外事学院教学实施管理与学籍管理规定》第七十二条之规定，审核确定2012届结业学生换发2013届毕业证学生名单，于5月21日前将审核结果教务处学籍科（上报格式见附件4）。
4、各二级学院毕业生资格审核及换证报告于5月30日报教务处学籍科（毕/结业学生名单样表见附件5）。
(四) 毕业生成绩打印、上报和归档工作
1、5月21日，各二级学院完成2013届毕业生学籍成绩登记表打印工作（教务管理系统格式四，一式两份）。
2、6月25日，各二级学院完成学籍成绩登记表审核、盖章、上报及归档工作。
（五）毕业生学历证书照片的核对
学历证书照片的网上核对：请遵照《关于做好2013届毕业生网上图像信息校对的通知》教务内字[2012]67号文件的要求组织进行。
未参加新华社集体拍摄的毕业生，应及时联系补拍；若5月20日前仍未完成补拍的，将导致学生本人毕业证书不能上网，其责任由学生本人承担。
毕业生学籍管理工作是教学工作的重要环节，涉及学生的切身利益，各分院要高度重视，务必做好各项工作，确保毕业生顺利毕业。
附件: 1．2013届统招毕业生情况统计表
2．2013届统招毕/结业人数统计表
3．2013届统招本/专科结业生名单表
4. 2013年换发毕业证人数统计表
5. ＊＊＊分院2013届毕业生名单
＊＊＊分院2013届结业生名单
＊＊＊分院2013届换发毕业证学生名单
二○一三年四月三十日
