各学院、教学科研管理办公室：
根据《高等学校档案管理办法》相关规定并结合我校毕业生工作安排，为做好优秀本科毕业论文(设计)和毕业生照片的归档工作，现将有关事宜通知如下。
一、优秀毕业设计（论文）归档
（一）归档内容
1.优秀本科毕业设计（论文） 优秀本科毕业设计（论文）纸质版和电子版、优秀本科毕业设计（论文）专用书、优秀本科毕业设计（论文）指导记录、优秀本科毕业设计（论文）推荐审批表（每一位合作者都应有推荐审批表）。
2.优秀商业计划书 优秀商业计划书纸质版和电子版、优秀商业计划专用书、优秀商业计划书推荐审批表（每一位合作者都应有推荐审核表）、优秀商业计划书汇总表。
（二）归档和移交要求
1.优秀本科毕业设计（论文）所需归档的资料由各学院整理归档，教学科研管理办公室负责移交。优秀商业计划书由创业学院移交。
2.优秀本科毕业设计（论文）和优秀商业计划书电子版请以“学院＋专业＋学号＋姓名”作为文件名称归档。
3.填写优秀本科毕业设计（论文）移交清单（见附件1）一式两份，签字、盖章后移交档案管理服务中心。
二、毕业生照片归档
1.毕业生照片含毕业生个人照和班级集体照（包括纸质版和电子版）。
2.毕业生个人照片电子版由教学科研管理办公室移交，照片应和毕业证书上的照片保持一致，每张照片需有学生身份证号。纸质版（见附件2）由各学院综合办协调移交。
3.班级集体照纸质版、电子版由各学院综合办协调移交。电子版为JPG格式，要求保持原始像素和尺寸大小。文件以班为单位命名，例如：“XX学院XX届XX专业XX班毕业合影”，同时每个班级电子版照片要有一个文字说明（见附件3），文字说明的文件命名方式为：“XX学院XX届XX专业XX班毕业合影文字说明”。移交时电子版文字说明同电子版照片一并归档移交。
4.毕业生照片的移交清单（见附件 4 ）一式两份，签字、盖章后移交档案管理服务中心。
三、移交时间
纸质材料（论文、清单）请于7 月 5 日前移交至档 案馆， 所有电子版材料发送至邮箱 liuyanfang @xaiu.edu.cn 。
2022年6月16日
